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檔案管理

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檔案管理

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       辦公文檔資料對企業來說是承載企業的發展記憶、經驗以及成果,一般這種管理只停留在個人或部門那里,可能這些重要的文檔會因為員工離職而丟失,也可能會因為時間推移而失去記憶,亦或者由于使用不規范而出現遺失、損壞,更有被惡意擴散導致形成損失的可能。

  對于傳統方式的文檔管理,企業普遍會把文檔管理通過文件備份和保存的方式進行管理,這樣就變成了一個額外的工作,且不說員工會抵觸,也沒有考慮到如何將文檔管理與日常業務中的問題相結合,往往難以達到理想的效果。

OA辦公文件管理系統軟件.png

  一、企業在進行文檔管理的過程當中經常會遇到哪些情況?

  1、在企業當中文檔眾多、類型各異,散落存儲在員工各個電腦上,需要查找調閱時東奔西跑,非常不便。

  2、員工離職或調崗后,項目的整體方案資料可能會丟失、外泄,嚴重威脅到文檔安全。

  3、 員工可以不經過公司相關領導審批,將內部重要文件外發給客戶。

  4、數量龐大的文檔資料急切需要實現組織、歸檔、分類、檢索與查閱。

  5、采用傳統的紙質管理,不僅容易丟失,而且大量復印、打印,紙張成本很高,浪費嚴重。

  6、紙質文件不易保存,重要文件損壞后不可修復。

  7、 對于相對敏感的文檔不能實現安全監控、信息保護、信息安全傳輸、身份識別、權限控制等。

oa辦公系統文檔.png

  正是由于以上這些問題的存在,所以隨著信息化辦公進程的加速,文檔管理在企業當中也越來越受到重視。比如很多企業選擇通過OA辦公管理系統的應用來管理企業的文檔信息。

  二、那么OA辦公管理系統是如何企業OA文檔管理的呢?

  泛普軟件OA為方便用戶使用,不僅提供文檔的上傳、下載功能,更支持文檔模板的管理,智能的全文檢索,,靈活的權限控制,嚴謹的版本管理,全面的報表分析等功能。讓企業在使用過程中操作簡單,查找容易,只要有權限隨用隨取的文檔管理更大大提高了企業的工作效率。具體的主要解決方案如下所示:

  1、檔案分類:對于大型企業來說,公司的各類紙質檔案數量大,種類多,涵蓋面廣。比如公司證照、技術文檔、產品方案等等,進行及時歸檔和科學的整理十分必要。

  2、集中存儲:檔案員按各部門提交的檔案標準,收集有效紙質檔案和電子檔案,檔案相關信息可通過excel批量導入OA系統中,同時,在OA系統中形成的重要文檔,也將自動歸入檔案管理中進行管理,不需要進行重復的篩選和錄入。為企事業單位搭建海量文檔集中存儲的平臺,實現統一的類型劃分、文檔共享、文檔排序。

  3、目錄結構:支持樹形目錄結構,可無限創建文件夾和子文件夾結構。可自定義目錄排序。組織內部所有成員可輕松的實現文件的安全共享與查看、檢索。

  4、全文檢索:在OA系統當中對文件檔案只有模糊記憶便可從海量文件檔案中獲取所需文件檔案,極大減少了因查找困難浪費的工作時間。

  5、模板管理:支持在系統中創建大量Office模板文件,授權給用戶使用。用戶在新建文檔時,可調用授權的模板。系統自動統一規則命名文檔,實現文件名標準化管理。

oa文檔管理系統.png

  6、在線預覽:在權限范圍內可以直接在線預覽文件內容,包括Excel,Word,PPT,CAD等,無需下載,無需打印,方便用戶使用。

  7、權限控制:提供權限控制機制,可針對用戶、部門及崗位進行權限控制,控制用戶的管理、瀏覽、閱讀、編輯、下載、刪除、打印、訂閱等操作,實現文檔安全共享。

  8、操作日志:系統自動對所有重要的數據操作都進行了日志記錄以備查詢,包括,修改,上傳,刪除等,防止用戶誤操作導致數據丟失。

  9、手機APP:支持手機APP在線預覽、全文檢索、審批管理、借閱、以及文檔查詢統計等功能,突破時間和空間的限制,隨時隨地使用。

  通過以上的這些解決方案可看出,OA辦公管理系統的除了應用到文檔管理還可以應用到企業當中的各個方面,包括文件管理,檔案管理,內容管理,證照管理,綜合知識資源整合以及大數據應用等以知識文檔為基礎的眾多領域,助力推進企業知識文檔的一體化管理,不論顯性或隱性知識都有相應的功能模塊,實用性較強,并配有移動端,可實現移動辦公協作。

內部電子文檔管理軟件系統.png

  隨著一個企業越來越龐大,歷史越來越長,其檔案必定越來越多。在沒有科學的檔案管理軟件的時候,管理者不得不放棄一些自認為已經過期失效的檔案,而留存自己一些自認為有用的檔案。但是放棄檔案的時候,不僅自己可能會覺得可惜,更有可能在需要的時候找不到合適的檔案。這個時候一個優秀的檔案信息管理軟件是必不可少的,泛普文檔OA系統的實施上線,可為企業搭建功能強大的文件數據存儲共享平臺,打造企業文檔一站式存儲與管理,滿足企業協同分享、移動辦公等業務需求。同時,在OA系統協助下,通過打造安全、高效、便捷的文檔使用環境,亦是進一步幫助企業節省了運營成本,優化了管理流程,提升了業務處理效率,開啟企業智慧辦公新時代。同時泛普軟件的OA系統可以根據企業需要,讓企業上手快、使用方便,在可行的條件下,讓檔案管理更加便利。

發布:2005-02-15 21:47    來源:泛普軟件    [打印此頁]    [關閉]
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